Podmienky a informácie o spracovávaní osobných údajov - Výberové konanie

PODMIENKY A INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV – “Výberové konanie“

Pepco Czech Republic s.r.o., IČO: 24294420, Hvězdova 1716/2b, Praha, Nusle

Pepco Slovakia s. r. o., Nevädzova 6, Bratislava-Ružinov 821 01, IČO: 46 868 674

(každá samostatne ďalej len „prevádzkovateľ“) ako prevádzkovateľ osobných údajov získava a spracúva osobné údaje dotknutých osôb, ktorým týmto poskytuje informácie v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27.04.2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „nariadenie GDPR“) a s ohľadom na zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZOOÚ“).

Pre účely spracovania Vašich osobných údajov (ďalej aj ako “OÚ“) je prevádzkovateľom jedna z vyššie uvedených spoločností, ktorá je uvedená v konkrétnom inzeráte na pracovnú pozíciu ako zamestnávateľ, pre ktorú sa pracovná pozícia obsadzuje. Za účelom splnenia svojich informačných povinností si Vás prevádzkovateľ dovoľuje informovať o nasledovnom:

Dotknuté osoby

Účel spracúvania OÚ

Právny základ spracúvania OÚ

Doba spracúvania

Príjemcovia

uchádzači o zamestnanie (t.j. osoby, ktoré prejavili záujem stať sa zamestnancom prevádzkovateľa na základe výberového konania organizovaného prevádzkovateľom ako potenciálnym zamestnávateľom pre konkrétnu pracovnú pozíciu)

úspešní uchádzači o zamestnanie

(t.j. vybraní uchádzači o zamestnanie ktorými sa rozumejú osoby, ktoré prejavili záujem stať sa zamestnancom prevádzkovateľa na základe výberového konania organizovaného prevádzkovateľom ako potenciálnym zamestnávateľom
pre konkrétnu pozíciu a ktoré boli vo výberovom konaní úspešné)

PERSONÁLNA AGENDA – UCHÁDZAČI O ZAMESTNANIE

pozn. účelom spracúvania osobných údajov je realizácia výberového konania, najmä posúdenie vhodnosti kandidáta na obsadzovanú pracovnú pozíciu, komunikácia, osobný pohovor, vyhodnotenie výberového procesu

spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) nariadenia GDPR – ZMLUVNÉ A PREDZMLUVNÉ VZŤAHY – nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy, ktorej zmluvnou stranou má byť dotknutá osoba

zároveň spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcej zo zák. č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce

Spracúvanie OSOBITNEJ KATEGÓRIE OÚ v prípade úspešných uchádzačov o zamestnanie a ich blízkych osôb je podľa čl. 9 ods. 2 písm. b) nariadenia GDPR NEVYHNUTNÉ NA ÚČELY PLNENIA POVINNOSTÍ a výkonu osobitných práv prevádzkovateľa alebo dotknutej osoby V OBLASTI PRACOVNÉHO PRÁVA a práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany

Prevádzkovateľ bude spracúvať osobné údaje: počas trvania výberového konania a najneskôr 6 mesiacov odo dňa prihlásenia sa do výberového konania.

Inšpektorát práce, orgány činné v trestnom konaní, súdy, advokáti poskytujúci prevádzkovateľovi právne služby a iným subjektom, ktorým poskytnutie vyplýva prevádzkovateľovi zo zákona; odborným konzultantom a poradcom, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti; spoločnostiam prevádzkujúcim portály na ktorých prevádzkovateľ zverejňuje inzeráty a u ktorých si vedie databázu uchádzačov o zamestnanie napr. spoločnosť LMC s.r.o., Jankovcova 1569//2c, Praha, IČO: 26441381, Pepco Czech Republic s.r.o., IČO: 24294420, Hvězdova 1716/2b, Praha, Nusle a Pepco Slovakia s. r. o., Nevädzova 6, Bratislava-Ružinov 821 01, IČO: 46 868 674 sú si navzájom sprostredkovateľmi, pretože zamestnanci jednotlivých spoločností pomáhajú pri výberovom procese v oboch spoločnostiach.

fyzické osoby uplatňujúce svoje práva ako dotknuté osoby

Uplatnenie práv dotknutej osoby

Pozn. účelom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb je vybavovanie žiadostí v prípade ak dotknutá osoba uplatní u prevádzkovateľa svoje právo

spracúvanie je v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich z nariadenia GDPR a zo zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov

5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom bola žiadosť vybavená

subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje OÚ na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti

fyzické osoby uplatňujúce si svoje práva, strany sporu, zúčastnené osoby

AGENDA VYBAVOVANIA SÚDNYCH SPOROV, vrátanie mimosúdnych rokovaní, EXEKÚCIE, VYMÁHANIE POHĽADÁVOK

Pozn. účelom spracúvania osobných údajov dotknutých osôb je

čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zák. č. 160/2015 Z. z., zák. č. 244/2002 Z. z., zák. č. 301/2005 Z. z., zák. č. 7/2005 Z. z., zák. č. 38/1993 Z. z., zák. č. 162/2015 Z. z., zák. č. 233/1995 Z. z. a súvisiacich právnych predpisov

Podľa Registratúrneho plánu:

10 rokov po ukončení -sporu mimosúdnou dohodou alebo právoplatným rozhodnutím

subjekty, ktorým prevádzkovateľ poskytuje OÚ na základe zákona, odborní konzultanti a poradcovia ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti

fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia korešpondencie, fyzické osoby, ktorých osobné údaje sa nachádzajú v registratúre napr. zamestnanci, obchodní partneri

Agenda registratúry
a pošty

(pozn. spracúvanie osobných údajov za účelom vedenia správy registratúry, evidencie pošty)

čl. 6 ods. 1 písm. c) nariadenia GDPR – nevyhnutné na splnenie ZÁKONNÝCH POVINNOSTÍ prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a iných súvisiacich zákonov

korešpondencia – 5 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú;

archivačné lehoty napr. 3,5,10 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú

subjekty, ktorým poskytnutie osobných údajov vyplýva prevádzkovateľovi zo zákona;

odborní konzultanti a poradcovia, ktorí sú viazaní zákonnou a/alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti;

Pepco Poland Sp. z o. o. z so sídlom Strzeszyńska 73A, Poznan, NIP 782-21-31-157 – spoločnosť poskytujúca IT podporu

spoločnosť Microsofť poskytujúca Office 365 a cloudové služby

Prevádzkovateľ nesprístupňuje OÚ žiadnym tretím osobám ako tým, u ktorých to vyžaduje zákon alebo tieto podmienky spracovávania OÚ. Prevádzkovateľ priamo neuskutočňuje prenos OÚ do tretích krajín (mimo Európskej únie / Európskeho hospodárskeho priestoru). Prevádzkovateľ využíva v prípade výberového procesu ako sprostredkovateľa poskytovateľa pracovného portálu spoločnosť LMC s.r.o., Jankovcova 1569//2c, Praha, IČO: 26441381, s ktorou má uzatvorenú sprostredkovateľskú zmluvu. Sprostredkovateľ LMC má subdodávateľov, okrem iného v USA, s ktorou má uzatvorenú zmluva v súlade s rozhodnutím Európskej komisie zo 7. júna 2021 o štandardných zmluvných doložkách pre prenos osobných údajov spracovateľom usadeným v tretích krajinách podľa smernice Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES, a to z dôvodu existencie rozsudku Súdneho dvora EU (veľká komora) zo 16. júla 2020 vo veci C 311/18). Viac nájdete na https://www.lmc.eu/cs/seznam-dodavatelu/. So spoločnosťou Microsofť (dodávateľ cloudových služieb) má prevádzkovateľ uzatvorenú sprostredkovateľskú zmluvu https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA, kde je uvedené, že osobné údaje môže prenášať do tretích krajín ale v tom prípade má uzatvorené štandardné zmluvné doložky. Viac k ochrane osobných údajov spoločnosti Microsoft nájdete na https://docs.microsoft.com/en-us/compliance/regulatory/gdpr. Prevádzkovateľ nespracúva OÚ pre účely vykonávania automatizovaného rozhodovania, vrátane profilovania.

V prípade, ak je pri niektorom z účelov spracúvania právnym základom pre spracovanie OÚ zmluva, poskytnutie týchto údajov predstavuje zmluvnú požiadavku pre plnenie v zmysle predmetnej zmluvy. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie zo zmluvy. V prípade, ak je právnym základom pre spracovanie OÚ zákon, poskytnutie týchto údajov je zákonnou požiadavkou. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností prevádzkovateľa, ktoré jej vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.

Prevádzkovateľ získava OÚ v prvom rade od dotknutých osôb a spracúva ich v rozsahu poskytnutých údajov obsiahnutých v životopise, motivačnom liste, žiadosti o prijatie do zamestnania. Prevádzkovateľ môže získavať OÚ od svojich zamestnancov, ktorí odporučili uchádzača o zamestnanie resp. iného uchádzača v rozsahu poskytnutých údajov obsiahnutých v životopise, motivačnom liste, žiadosti o prijatie do zamestnania resp. iných údajov súvisiacich s výberovým konaním a odporúčaním kandidáta. Prevádzkovateľ môže získavať OÚ taktiež z verejných prístupných zdrojov ako napr. Linkedln a registrov, alebo od tretích osôb, a to predovšetkým v súvislosti s výberovým konaním.

V súvislosti so spracúvaním osobných údajov má dotknutá osoba najmä nasledovné práva:

na základe žiadosti vyžadovať od prevádzkovateľa potvrdenie, či sú alebo nie sú jej osobné spracúvané (prístup k osobným údajom), za akých podmienok, vrátane rozsahu, účelu a doby ich spracúvania, a informácie o zdroji získania dotknutých osobných údajov;

na základe žiadosti vyžadovať od prevádzkovateľa opravu nesprávnych alebo neaktuálnych osobných údajov, resp. doplnenie neúplných osobných údajov;

na základe žiadosti vyžadovať od prevádzkovateľa vymazanie/likvidáciu osobných údajov ak:

osobné údaje už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali alebo inak spracúvali,
v prípadoch, kedy boli osobné údaje spracovávané na základe súhlasu a tento súhlas so spracúvaním osobných údajov bol odvolaný, pričom neexistuje iný právny základ na spracúvanie osobných údajov alebo iná zákonná výnimka;
ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dotknutá osoba namieta voči priamemu marketingu;
osobné údaje sú spracúvané nezákonne;
na to, aby sa splnila zákonná povinnosť musia byť osobné údaje vymazané;

na základe žiadosti vyžadovať od prevádzkovateľa obmedzenie spracúvania osobných údajov ak:

dotknutá osoba namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov;
spracúvanie osobných údajov je nezákonné a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia;
prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účel spracúvania osobných údajov, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku;

podať návrh na začatie konania na Úrade na ochranu osobných údajov SR.

Žiadosti v súvislosti s vyššie uvedenými právami je dotknutá osoba oprávnená uplatniť u zodpovednej osoby prevádzkovateľa dpo@pepco.eu, osobne v sídle prevádzkovateľa alebo poštou zaslanú na adresu uvedenú vyššie.

Odpovede na uvedené žiadosti dotknutej osoby alebo opatrenia prijaté na základe týchto žiadostí sa poskytujú bezodplatne. Ak je žiadosť dotknutej osoby zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná, najmä pre jej opakujúcu sa povahu (opakovaná žiadosť), prevádzkovateľ má právo účtovať si poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo primeraný poplatok zohľadňujúci jej administratívne náklady na oznámenie, resp. na uskutočnenie požadovaného opatrenia alebo má právo odmietnuť na základe takejto žiadosti konať.

V prípade pochybností o dodržiavaní povinností súvisiacich so spracúvaním osobných údajov sa môžete obrátiť priamo na prevádzkovateľa na zodpovednú osobu dpo@pepco.eu. Zároveň máte možnosť obrátiť sa so sťažnosťou na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk, www: https://dataprotection.gov.sk/ .

Aktualizované dňa 03.04.2023